Meer duidelijkheid over de onbelaste reiskostenvergoeding

Meer duidelijkheid over de onbelaste reiskostenvergoeding
Een werkgever kan voor regelmatig woon-werkverkeer aan zijn werknemer een vrijgestelde reiskostenvergoeding betalen. Dit reiskostenforfait is van toepassing als een werknemer ten minste eenmaal per week pleegt te reizen van zijn woning of verblijfplaats naar zijn arbeidsplaats(en) en hij binnen een tijdsbestek van 24 uur zowel heen als terug reist. De zogenaamde 40-dagenregeling bepaalt of sprake is van ’plegen te reizen’. Zodra een werknemer op 40 dagen in het kalenderjaar tussen woon- en werkplaats(en) heeft gereisd, wordt aangenomen dat de werknemer gedurende de verstreken periode in het kalenderjaar ten minste eenmaal per week placht te reizen. De regeling lijkt eenvoudig en is dat in de meeste gevallen ook. Werknemers reizen immers vaak telkens met hetzelfde vervoermiddel naar dezelfde arbeidsplaats. Bij minder vaste reispatronen blijkt de toepassing van het reiskostenforfait in de praktijk echter veel vragen op te roepen. Veel hangt dan af van de details van de concrete situatie.

Dat die details doorslaggevend zijn voor het al dan niet toepassen van het reiskostenforfait, bleek onlangs weer eens in een arrest van de Hoge Raad. Het betrof een werknemer die eenmaal per week voor een directieoverleg naar de hoofdvestiging van zijn werkgever reisde en de overige dagen reisde naar een andere (vaste) arbeidsplaats. Het Hof had vastgesteld
dat op het reizen tussen de woonplaats en de hoofdvestiging het reiskostenforfait van toepassing was omdat de hoofdvestiging als arbeidsplaats moest worden aangemerkt. Deze conclusie vond de Hoge Raad te kort door de bocht. Uit de beschikbare gegevens kon niet voldoende worden opgemaakt hoe de concrete situatie er uitzag. De gegevens waren dan ook onvoldoende om de conclusie van het Hof te rechtvaardigen. De Hoge Raad noemt in het arrest een aantal denkbare varianten die leiden tot heel verschillende conclusies.
Als de werknemer vanuit zijn woonplaats rechtstreeks heen en weer reist naar de hoofdvestiging, dan is het reiskostenforfait van toepassing. Als de werknemer echter op de heen- of terugreis via zijn vaste arbeidsplaats reist, dan is weliswaar ook het reiskostenforfait van toepassing, maar dan mogen de kosten van de omrij-kilometers afzonderlijk worden vergoed. Een andere variant is dat de werknemer vanuit zijn woonplaats naar de hoofdvestiging heen en weer reist en tevens vanuit zijn woonplaats naar zijn vaste arbeidsplaats heen en weer pleegt te reizen.
In dat geval is het reiskostenforfait alleen van toepassing op het reizen naar de meest bereisde arbeidsplaats. Bovendien blijkt volgens de Hoge Raad uit de beschikbare gegevens niet of de werkzaamheden van de werknemer zich uitstrekken tot een bepaald rayon en in hoeverre hij bijvoorbeeld klantenbezoeken in de omgeving van de hoofdvestiging combineert met het reizen voor de directiebesprekingen. Ook deze details hebben gevolgen voor het al dan niet toepassen van het reiskostenforfait. Zakelijke kilometers vallen immers geheel buiten het reiskostenforfait.
Uit het bovenstaande blijkt dat het in afwijkende situaties lastig kan zijn om te bepalen of het reiskostenforfait wel of niet van toepassing is.

Aan de inhoud van dit nieuwsitem wordt de uiterste zorg besteed. Accuraed Accountants & Adviseurs aanvaardt echter geen enkele aansprakelijkheid voor de onvolledigheid en/of de onjuistheid of de gevolgen daarvan.

http://www.accuraed.nl

Bron: Zuurbier Voulon Accountants